İş Analizi ve İş Tanımı Hakkında Bilinmesi Gerekenler

İş Analizi Nedir?

•      İş analizi, işlerin tanımlamasını yaparak çözümleme yoluna gider. İşlerin tanımlanmasını açıklayacak olursak, gerçekleştirilen bir işi ele alarak bu işin nasıl yapıldığı, yapabilmek için gerekli özellikler, işin incelikli özellikleri gibi her açıdan işin değerlendirmesi yapılır. Kullanım alanı olarak şirketin insan kaynakları bölümüne birçok konuda kolaylık sağlamaktadır. Yapılan analizler sonucu ilgili bölüm için işe alım gerçekleşirken elde edilen bilgiler doğrultusunda yetkinlikler adayda aranır. Bu özelliklere sahip olan kişiler değerlendirmeye alınır. İncelenen alanda geliştirilmesi, iyileştirilmesi gereken kısımlar da göz önüne alınır. Bu sayede sürecin daha verimli ilerlemesine katkı sağlanmış olur. Ayrıca iş için gerekli eğitimlerin belirlenmesine de yardımcı olur.

İş Analizinin Amaçları Nelerdir ?

İş analizinin asıl amacı doğru personeli işe almaktır.

•      İK planlamasına yardımcı olmak

•      Çalışanla iş arasında uyum sağlamak

•      İşe alım kriterleri oluşturmak

•      Performans değerlendirmesine yardımcı olmak

•      Bir pozisyonun değerini belirlemek

•      Eğitim ihtiyacını tespit etmek

•      Kariyer planları oluşturmak

İş Analizinde Sorulması Gerekenler

•      Personel ne yapıyor?

•      Personel işi nasıl yapıyor?

•      Personelin kullandığı makineler, aletler, donanım, vb. şeyler nelerdir?

•      Personel yaptığı bu iş sonrasında hangi çıktıları sağlıyor?

•      Personelin kendisinden yapması beklenen bu işi normal bir düzeyde yerine getirebilmesi için ne tür yetenek, bilgi ve tecrübeye sahip olması gerekiyor?

•     

Ne Ne Zaman Nerede Nasıl Neden Kim

İş hangi koşullarda yapılıyor?

İş Analizi Sürecinin Aşamaları

•      Sisteme olan ihtiyacın ortaya konması (İş analizinin yapılmasının amacı nedir?)

•      İzlenecek yaklaşımın belirlenmesi (İş analizini kim yapacak?, Süreci nasıl yöneteceğiz?)

•      İş analizinin yapılması, iş tanımlarının ve iş gereklerinin hazırlanması,

•      Değerlenecek işlerin seçilmesi

•      Kullanılacak yöntemin belirlenmesi (Nasıl veri toplayacağız? Hangi programları Kullanacağız? )

İş Analizinde Hangi Bilgiler Toplanır?

•      İş bilgisi

•      İşin kategorisi

•      İş özellikleri

•      İş gereksinimleri

İş Analizinin Taşıması Gereken Özellikleri Nelerdir?

•      Geçerlilik

•      Güvenililirlik

•      Uygulanabilirlilik

•      Kabul edilebilirlilik

İş Analisti Nelere Bakar?

•      Çalışanın görevleri

•      Aslında personel ne yapıyor

•      Çalışanın kullandığı alet ve edevatlar ne

•      Çalışanın bu işte aldığı ilave görevler nelerdir

•      Çalışandan ne bekleniyor

•      Çalışanın hangi eğitim düzeyinde olması gerekiyor

İş analizinde personel değil, işin kendisi analiz edilir.

İş Analizi Yöntemleri

•      Sayısal Olmayanlar

•      Sıralama

•      Kart Uygulaması – Eşleştirme

•      İkili Karşılaştırma

•      Sınıflandırma (Derecelendirme)

•      Sayısal

•      Faktör Karşılaştırma

•      Puanlama

En çok kullanılan yöntemler:

•      Gözlem yöntemi

•      Mülakat yöntemi

•      Anket yöntemi

İş Analizinde Yaşanan Problemler

•      Yönetimin destek vermemesi

•      Çalışanlarla işbirliği yapamama

•      İş analistinden kaynaklanan sorunlar

•      İş analizine ihtiyacımız olmadan yapmak

•      Tek bir veri kaynağını kullanma

İş Tanımı

İş tanımı, çalışanların yapacağı bir işin içerdiği görevlerin, sorumlulukların ve iş özelliklerinin bütününe denir.

Kurumsal şirketlerde uygulanır genellikle ve personele bu iş tanımında bulunan işler haricinde bir iş yaptırmak neredeyse imkansızdır. Üst yönetici bile yapılmasını istese iş tanımında olmadığından dolayı reddetme hakkı vardır. Zira alınan maaş iş tanımında belirtilen işler içindir.

İş tanımları; işin organizasyon içindeki yerini ve önemini belirler. İş tanımları; iş analizi ile elde edilen bilgilerin sistematik ve bilinçli bir şekilde sunulmasıdır.

İş tanımı yapmadan önce iş analizi yapılmalı

İş tanımı nasıl yazılır?

İş tanımı yazılırken soru cümlesi ile başlanır. Şirketin vizyonu ve misyonu paylaşılır. Aranan özelliklere Maddeleme işaretleri konulur. Bir gün içerisinde neler yapılması gerektiği yazılır.


· Pozisyonun adı


· İş tanımı özeti


· Görevler


· Yetenekler ve nitelikler


· Maaş


· Şirket tanımı

İş Tanımları Hazırlanırken Dikkat Edilecek Hususlar

Kişilerin sorumlulukları net açık ve anlaşılır bir biçimde ifade edilmelidir.İşler arasındaki ilişkiler açıkça belirtilmelidir.İş tanımları düzenlindikten sonra ilgili birim yöneticisi ve İK uzmanı tarafından kontrol edilmelidir. İKY değişen şartlara uygun olarak belli aralıklarla gözden geçirmeli ve gerekli görülürse yenilenmelidir.

Etkin bir iş tanımı birçok şey ifade eder. Bir personelin bilmesi gereken ne varsa herşeyi açıklar. Böylece bir çalışan kişisel olarak neyi geliştirmesi gerektiğini ve kurumunuza hangi katkılarda bulunması gerektiğini anlar. Çalışanlara net bir hedef sağlamak amacıyla iş tanımı yazarken yukarıdaki her şeyi dikkate alın.